De los Programas de inducción y el Manual de bienvenida al Plan “OnBoarding”

 

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El tema de la comunicación interna ha suscitado grandes debates en los últimos tiempos, y de una manera u otra se ha ido asumiendo su importancia, a partir del reconocimiento de que sólo logrando que los colaboradores se sientan a gusto y verdaderamente  integrados en las organizaciones, va a ser posible que estos se comprometan y trabajen en función del logro de los objetivos organizacionales, una vez que los hayan hecho suyos.

Pero lo enunciado anteriormente sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen al dedillo su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos y sobre todo a contar la historia de la organización.

La Inducción son todas aquellas actividades que se deben de realizar, con el fin de orientar e integrar al nuevo trabajador con su ambiente laboral y sus compañeros de trabajo. La  inducción es una etapa que se inicia al ser contratado un nuevo empleado en la organización, en la cual se le va a adaptar lo más pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo, a sus nuevos compañeros, a sus nuevas obligaciones y derechos, a las políticas de las empresas, etc.  Y sirve igualmente para mitigar los sentimientos y sensaciones que presentan los nuevos integrantes al ser incorporados en la organización.

Los programas de inducción suelen ser responsabilidad del departamento de Recursos Humanos, sin embargo al formar parte indisoluble del proceso de comunicación interna, el área de Comunicación de la entidad debe jugar un papel primordial en su elaboración, puesta en marcha, evaluación y perfeccionamiento.

La inducción es en realidad un componente del proceso de socialización del nuevo empleado con la entidad. La socialización es el proceso por el que un empleado empieza a comprender y a aceptar las actitudes, estándares, valores y patrones de conducta, todos ellos comportamientos que se espera sean asumidos por el colaborador y que son esenciales para asumir un determinado rol laboral.

Por tanto, debe ser un proceso sistemático y planificado que debe quedar formalizado en un documento escrito.

Sin embargo, aún hay entidades que desconocen la importancia de estas primeras vivencias para el trabajador y no formalizan el proceso, o lo hacen formalmente. Según estudio de Bersin by Deloitte’s realizado en 2014: “El 4% de los nuevos empleados abandona el empleo después de un primer día desastroso. El 22% de la rotación se produce durante los primeros 45 días. Los costes para la empresa son de al menos el triple del sueldo del antiguo empleado”. (Linkedin Talent Solutions, s.f)

La inducción a la empresa incluye usualmente:

  • Una conferencia o curso en la que se le explica al nuevo empleado las características generales de la empresa.
  • Un mensaje de bienvenida afectuoso a los nuevos trabajadores por parte de un directivo clave.
  • La proyección de un video institucional, una película o un show de diapositivas sobre los mismos temas de la conferencia.
  • Un recorrido por las instalaciones de la empresa u organización, donde se le muestren las áreas clave: el reloj, las zonas de seguridad, los baños, etc.
  • Presentación de los compañeros (si es una empresa pequeña todos los compañeros, en el caso de una grande los compañeros de departamento y otros departamentos con los que vaya a interactuar, además de los jefes).
  • Recibir al nuevo elemento con un espacio de trabajo personalizado con un kit de inducción, que incluya material POP, los documentos que requiere y un gafete con su nombre para que el resto del equipo lo ubique como nuevo y conozca su nombre.
  • Proporcionar un manual de bienvenida con la información clave que requiera el trabajador en sus primeros días en la empresa.
  • Junto con el manual de bienvenida se entrega al nuevo colaborador el manual de procedimientos que le corresponde por el puesto que desempeñará, así como su perfil profesional con las responsabilidades que debe asumir en su puesto de trabajo.
  • Programar un plan rotativo en el cual la persona ejerza por un tiempo posiciones operativas clave de distintos departamentos para que conozca más a fondo el negocio.
  • Igualmente importante es ofrecer un seguimiento al nuevo colaborador mediante un plan de formación, e incluso puede asignársele un tutor que suele ser un compañero del mismo departamento y de su mismo nivel jerárquico que pueda tener como referente frente a dudas, inconvenientes o desconocimiento de cómo llevar a cabo determinada tarea.

 Manual de bienvenida, de acogida o de inducción, también conocido como “welcome pack”

El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de comunicación interna y es de gran utilidad para cualquier colaborador, sea cual sea el puesto o función que vaya a desempeñar. Este, conjuntamente con el programa o proceso de inducción de nuevos profesionales, es un factor clave para obtener una mayor motivación y compromiso de los trabajadores y, por tanto, mayor productividad.

Es, al mismo tiempo, una herramienta muy eficaz toda vez que en él se incluyen los aspectos más importantes de la organización que le permitirán al nuevo empleado o colaborador, tanto una mejor y más rápida adaptación a los valores y estilo de gestión de la empresa como entender su funcionamiento para que pueda alinearse con la misma, al tiempo que establece claramente las reglas de juego que deben regir la relación entre este y la organización (estándares de comportamiento en la empresa, o de vestimenta, política de sanciones, etc.).

El manual de bienvenida es un documento ‘vivo’, lo que implica que puede ir cambiando a medida que aparezcan nuevas necesidades en el entorno empresarial, y que justifiquen la necesidad de incorporar nuevos conceptos o variar algunos. Además, el Manual es una fuente de información directa para el empleado, que podrá consultar las veces que considere necesarias. Por eso, amén de entregarlo en su periodo de inducción, es muy conveniente, en caso de contar con una intranet o una red social corporativa, tener una copia siempre accesible para todos los colaboradores.

Sobre el contenido

  1. Información actual y verídica.
  2. Estilo ameno, atractivo y sencillo, aunque siempre ajustado a la voz y tono de la organización, y particularmente apegado a sus elementos identitarios.
  3. Texto breve, conciso y directo
  4. Debe ser visual, se pueden utilizar imágenes, infografías e ilustraciones para ejemplificar todo el documento. Además, es imprescindible introducir todos los elementos gráficos y corporativos para que los empleados se familiaricen con ellos (como por ejemplo el logo, el eslogan o la tipografía utilizada).

Sin pretender dar recetas, se trata de que el manual sea todo lo creativo e innovador que se pueda.

La estructura del Manual

  1. Portada
  2. Introducción: se pone un breve párrafo acerca de lo que es el manual en sí y su contenido.
  3. Índice
  4. Mensaje del director: se escribe un texto donde se le dé la bienvenida al nuevo empleado, por medio de palabras motivadoras o puede ser también una frase emotiva.
  5. Historia de la organización: se describe brevemente la empresa desde su fundación hasta la actualidad.
  6. Misión, Visión y Valores: elementos que hacen mención acerca de la razón de ser de la empresa, hacia dónde quiere llegar y los valores con que se maneja.
  7. Objetivos: se hace mención de los objetivos generales de la organización para que el empleado tenga conocimiento de ellos y contribuya con su logro.
  8. Organigrama: contiene los puestos de la empresa, distinguiendo desde el nivel alto hasta el bajo.
  9. Productos: se mencionan los productos y/o servicios que presta la empresa.
  10. Información general: Además de los derechos y obligaciones, se incluye información extra que puede ser relevante para el empleado, como pueden ser los pagos, las prestaciones, la capacitación, estándares internos de vestimenta y comportamiento, normativas de seguridad, protección de datos, vacaciones y días festivos, información sobre calidad y medio ambiente, reglamento interior de trabajo y actividades recreativas de la empresa así como aspectos relacionados con la rescisión y/o terminación de las relaciones.
  11. Ubicaciones: se agrega un mapa o croquis de las instalaciones de la empresa, o bien, puede ser un mapa donde se identifiquen las sucursales en caso de que se tengan.
  12. Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…
  13. Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso
  14. Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales
  15. Actividades sociales y programas de voluntariado
  16. Despedida: se agrega una despedida, agradeciéndole al empleado el empezar a trabajar con la empresa.
  17. Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos

El manual, como cualquier otro documento normativo, debe ser aprobado por la máxima autoridad de la organización para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda.

Una vez elaborado, el Manual debe ser entregado tanto a los de nuevo ingreso como al resto de los colaboradores, explicándoles las razones de su realización así como los beneficios que aportará a la empresa y equipo y sus obligaciones como empleados al respecto.

Habría igualmente que tener en cuenta algunas acciones de comunicación para la presentación del Manual ante el colectivo, así como la verificación y control de cómo han sido asumidos los postulados del Manual y del propio proceso de inducción. Esto significa dedicar tiempo a evaluar si el nuevo colaborador ha comprendido verdaderamente toda la información y si su desempeño concuerda con los objetivos  indicados.

Plan Onboarding

Hoy se menciona que mejor que lo anterior, habría que comprometerse con el nuevo empleado antes de su llegada a la entidad, en un proceso que se denomina plan de “onboarding”. Se dice que su objetivo no es ¨capacitar¨ al nuevo integrante, sino acelerar su proceso de adaptación e integración a la organización para que este pueda desenvolverse laboralmente al 100% de efectividad lo antes posible.

El proceso inicia desde antes de que se seleccione al aspirante. “Se trata de la fase previa a la incorporación: esta fase es la introducción al proceso completo de incorporación. Es una forma de suscitar el entusiasmo del nuevo empleado y también de entablar relación con él antes de la sesión de orientación”. (Linkedin Talent Solutions, s.f)

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Fuente: Linkedin Talent Solutions, s.f, p. 5

Se plantea que “la diferencia entre Inducción y OnBoarding, estriba en que la primera se realiza a una sola vía (de la empresa al empleado) y es de carácter informativo, mientras que en el segundo existe una constante interacción con el nuevo integrante, el proceso es proactivo mediante una comunicación a doble vía con una clara tendencia a prever y evitar problemas. El OnBoarding no es un programa de capacitación, sino un proceso de integración”. (Kanahuati, 2013). A pesar de estas consideraciones, hay muchos que consideran que este sólo es un nuevo término para designar el propio proceso de inducción.

Llévese a cabo la integración del colaborador a la entidad a través de un proceso onboarding, o a través del clásico proceso de inducción y su correspondiente Manual de bienvenida (que no tienen por qué ser formales), lo que se requiere es ir construyendo un sentimiento de pertenencia, compromiso (engagement) y permanencia en la organización así como facilitar la integración, lo que redundará en generar mayor compromiso y mejor rendimiento.

Referencias

Bermúdez, H.L. (2011). “La inducción general en la empresa. Entre un proceso administrativo y un fenómeno sociológico”. Universidad & Empresa, vol. 13, núm. 21, julio-diciembre, 2011, pp. 117-142. Bogotá, Colombia: Universidad del Rosario. Recuperado de: http://www.redalyc.org/pdf/1872/187222420006.pdf

Linkedin Talent Solutions (s.f). Kit de incorporación de personal. Recuperado de: https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/regional/es-es/c/pdfs/Onboarding-in-a-Box_ES_FORMS_FINAL.pdf

Hernández, S. (2017). ¿Sabes cómo recibir a un nuevo empleado? Conoce el “onboarding”. Recuperado de: http://www.elfinanciero.com.mx/management/que-es-el-onboarding.html

Granados, J. (2013). Reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal (4a. Ed.). México D.F., México: Manual Moderno

Kanahuati, G. (2013). El ‘OnBoarding’, la integración laboral completa. Recuperado de: https://www.forbes.com.mx/el-onboarding-la-integracion-laboral-completa/

Top Comunicación & RR.PP. (2011). Redactar el Manual de Cultura Corporativa y el Manual de Bienvenida de una empresa. Recuperado de: http://www.topcomunicacion.com/noticia/1267/redactar-el-manual-de-cultura-corporativa-y-el-manual-de-bienvenida

Zapata, L. (2014). El manual de bienvenida. Recuperado de: https://talentosreunidos.com/2014/02/26/el-manual-de-bienvenida/

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