Si ya los webinars se habían puesto de moda antes; en tiempos del coronavirus, son uno de los personajes estrella. Se dice que hicieron aparición en la escena de internet hacia el 2009, pero es un hecho, la fuerza y popularidad que fueron tomando por las ventajas que ofrecen.
Un webinar, también conocido como seminario web, es una conferencia, taller o seminario que imparte (o al menos, así debería ser) un experto o un grupo de referentes en el tema, quienes pueden compartir/enviar la presentación, material gráfico, audiovisual, etc., facilitando la formación online o e-learning, aun cuando también se utilizan cada vez más con objetivos de posicionamiento de marca, en los procesos de inducción, on-boarding, capacitación y entrenamiento, por citar algunos. Inclusive, como herramienta de marketing digital, el webinar se puede aplicar a todas las fases del embudo de ventas.
Se transmite a través de una conexión a internet en tiempo real, en donde el conferencista expone sus ideas mientras que los asistentes conectados desde cualquier dispositivo (computadora, tableta o teléfono celular inteligente) pueden realizar preguntas, hacer comentarios, ampliar alguna parte del tema, entre otros, a través de un chat. En ocasiones, incluso, se añaden opciones para llevar a cabo sondeos y encuestas, además de las rondas de preguntas y respuestas.
La interactividad es su característica principal. Actualmente existen muchos softwares en línea gratuitos y de pago para poder hacerlos; en este enlace se habla de algunos.
En los webinars, los asistentes se pueden registrar (si es gratis) o pagar por medio, generalmente, de una landing page y reciben automáticamente un link, para lo que se les solicitará el correo electrónico (con la opción de añadir voluntariamente su nombre y país). En tanto, si se desea tener más información de los participantes, se puede crear un formulario de registro personalizado. En cualquier caso, resulta fundamental que el procedimiento de participación sea rápido y sencillo.
Otra de sus características es que las conferencias pueden grabarse para su reproducción futura con el objetivo de alcanzar mayor audiencia. Aunque en realidad, su contenido puede ser reaprovechado para originar otros formatos como e-books, infografías, podcasts, hacer un artículo para un blog que respalde lo que se vio en el webinar, etc.
Sin embargo, como producto comunicativo que es, resulta útil recordar algunos básicos del tema: ¿cuáles son los objetivos del webinar: qué quieres lograr?, ¿a quién crees que le servirá: a qué públicos te vas a dirigir?, ¿cómo lo vas a promocionar para que tu público meta se entere, se anime y participe, dejándoles claros cuáles son los beneficios que les proporcionará el asistir?, ¿tu contenido es de valor, aporta nuevos conocimientos prácticos, profundiza en algunos temas que los públicos meta necesitan?, y, por último (y no por ello menos importante), ¿de qué manera lo vas a evaluar?.
Otros aspectos para tener en cuenta son:
- Tener un título atractivo (que enganche).
- Desarrollar el guion de la presentación igual que si lo hicieras para una intervención presencial.
- Prestar mucha atención a las fechas y horarios en que se convoca así como a la duración (aunque esto último depende mucho más de la plataforma que de las intenciones). No obstante, un webinar promedio debe tener una duración de una hora, compartida entre 40 a 45 minutos de exposición y unos 15 o 20 para interactuar con los concurrentes.
- Comunicar/promover el webinar con suficiente antelación para contar con el mayor número de asistentes. Una táctica útil es enviar un correo o notificación entre 30 y 15 minutos antes del webinar.
- Seleccionar la plataforma idónea a partir de aspectos como capacidad de conexión, modo de interacción y facilidad de uso, por mencionar algunas.
- Cuidar el fondo, la iluminación y encuadre del lugar de la transmisión. De preferencia, realizar el seminario web en un lugar tranquilo con poco o ningún ruido de fondo.
- Hacer una prueba antes de salir al aire para asegurarte de que el audio y el vídeo funcionan bien. -Es vital cuidar al máximo la calidad de todos los elementos (imagen, sonido…)-. Incluso, es conveniente cerrar otras pestañas y programas en uso para ayudar a que no se ralentice la conexión.
- Ser puntual. Recuerda que “no hay una segunda oportunidad para una primera buena impresión”.
- Dejar el ego a un lado. Una presentación tuya de corta duración basta, pues seguramente ya los asistentes indagaron con antelación acerca de quién eres.
- Aportar contenido de calidad y presentado de forma atractiva (no se vale dar más de lo mismo). Si es posible, incluye infografías, gráficos o videos cortos a lo largo de la presentación.
- Interactuar continuamente con la audiencia; una buena opción sería contar anécdotas personales o mostrar experiencias que has tenido con relación al tema.
- Cuidar la imagen personal y el lenguaje no verbal (tono, ritmo, intensidad de la voz, gestos, lenguaje, sonrisa, humor -aunque sin exagerar-). Lo importante es demostrar seguridad en todo momento.
- Responder todas las preguntas que se vayan haciendo a lo largo de la trasmisión, o como mínimo, las más relevantes. -Es recomendable tener una persona para mediar en la conversación y monitorear lo que está siendo dicho y/o preguntado-.
- Agradecer públicamente a todos los que participaron (tanto al principio como al finalizar), así como contestar las preguntas y comentarios dejados en la página de transmisión (o en otros sitios habilitados para ello) si es que no pudiste hacerlo antes, de manera que nadie se quede sin respuesta.
Como puedes ver, aun cuando pueda parecer fácil, para que los webinars sean efectivos, se requiere análisis, planeación, trabajo, constancia y, especialmente, mucha profesionalidad.
Y ahora dime, ¿tienes alguna aportación que hacer que enriquezca este escrito? ¡Todo será bienvenido, así que espero tus comentarios!